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La troupe amateur "Théâtre d'Elsa" offre des représentations
aux communes et à leurs associations.
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Qui fait quoi ?

L'association ou la commune (organisateur)

Le Théâtre d'Elsa

- Retenir une salle conforme aux normes de sécurité en vigueur

- Recueillir, si besoin, les autorisations de voirie nécessaires à la manutention des décors

- Veiller régulièrement à ce que la salle soit bien retenue

- Définir la date en coordination avec le Théâtre d'Elsa

- Confirmer la date après accord de la troupe

* Signature du contrat avec la troupe. 1mois avant.

*Echange des assurances.


* Signature du contrat avec l’association organisatrice. 1 mois avant.

* Echange des assurances.

* Faire la déclaration à la SACD pour les droits d'auteur





- Fournir au Théâtre d'Elsa les logos et éléments à mettre sur l'affiche :

* Date et heure

* Lieu

* Téléphone mobile (une permanence assurée) pour les réservations

* Prix avec conditions pour les enfants

* Autre information souhaitée (bénéficiaire, conditions....)


Dès que l'accord est confirmé :

- Proposer l'affiche vierge sur laquelle figure :

* Le visuel

* Les informations sur la pièce

* Le Logo du Théâtre d'Elsa et du sponsor (garage Ford)

* Le numéro de téléphone du Théâtre d'Elsa





- Réalisation de l'affiche par la troupe qui :

* La propose à l'association pour accord ou rectifie selon ses demandes

* La finalise après accord

* L'envoie à l'organisateur et à tous les membres de la troupe pour la communication.




Au plus tard un mois avant la représentation :

- Assurer l'impression des affiches et flyers

- Si possible actualiser une ou plusieurs banderoles

- Selon le lieu (si proche d'Apt), donner une partie des flyers à la troupe pour diffusion.




- Si proche d'Apt, aider à la diffusion des flyers (marchés et autres)

- Diffuser l'affiche par Internet à tous les membres de l'association en leur recommandant de la diffuser à tous leurs contacts.

- Diffuser l'affiche par Internet à tous les contacts qui se trouvent dans un rayon géographique proche de la représentation.

Au plus tard 15 jours avant la représentation

- Contacter les médias locaux :

* Les journaux (La Provence, le Dauphiné,... etc)

* Les offices de tourisme locaux

* Les sites Internet de communication locaux

* Les organes de communication de la mairie locale

* Les radios locales + France Bleu + RFM... etc

* Tout autre moyen pour faire connaître l'évènement

- Si proche d'Apt :

* Article dans la Provence, le Dauphiné Vaucluse en accord avec l'association

* Enregistrement à Comète FM avec l'association

- Mettre en place un système de pré-vente des entrées par tous les membres de l'association :

* Leur confier des billets à vendre. (Nous suggérons que les billets vendus d'avance soient 2 € moins chers que les autres.)

* Réserver les meilleures places à ceux qui ont déjà acheté leurs billets.

* Bien noter leurs noms.

* Prévenir les gens qui réservent par téléphone que leurs places ne seront garanties que jusqu'à une demi-heure avant la représentation.

- Si proche d'Apt, participer à la pré-vente des entrées dans les mêmes conditions que l'organisateur.






- Prévenir les gens qui réservent par téléphone que leurs places ne seront garanties que jusqu'à une demi-heure avant la représentation.

- Entretenir des contacts réguliers avec le Théâtre d'Elsa pour voir si tout est OK pour :

* La communication

* Les installations techniques

* Le nombre de places achetées ou retenues par téléphone.

* Un correspondant privilégié est désigné dans l'association.

Entretenir des contacts réguliers avec l'organisateur pour voir si tout est OK pour :

* La communication

* Les installations techniques

* Le nombre de places achetées ou retenues par téléphone.

* Un correspondant privilégié est désigné dans la troupe. Il détient un numéro de téléphone spécifique à la troupe.

Le jour ou la veille de la représentation :

- Venir dans la salle au moment de l'installation des décors par la troupe pour installer les chaises

* Eventuellement installer la buvette et la vente de gâteaux ou autres.

* Marquer les sièges réservés :

* En premier ceux qui ont payés leur place

* En second ceux qui ont réservé par téléphone.

(places garanties jusqu'à ½ heure avant la représentation)

Le jour ou la veille de la représentation :

- Installer les décors.

* S'entendre avec l'organisateur pour la durée d'un éventuel entr'acte.


A l'ouverture des portes conseillée 45 minutes avant la représentation:

* Guider les gens qui ont réservé à leurs places

(Le but étant de faire gagner de l'argent pour une cause caritative, il est vivement conseillé que l'association n'offre pas plus de 10 entrées gratuites).


- Un membre de la troupe se trouve aux caisses avec l'organisateur pour :

* Accueillir les quelques invités de la troupe (billets payés par la troupe)

* Accueillir les membres de la troupe et leur conjoint

A la fin de la représentation :

* Faire le bilan avec la troupe du nombre de spectateurs payants.

* Ranger les chaises et nettoyer la salle

* Payer la facture au Théâtre d'Elsa





- Noter le nombre d'entrées payantes pour la facture.

- Démonter et ranger les décors

Quelques jours après :

* Payer la SACD

* Etablir une facture pour l'organisateur à raison :

* De 3 € par place payante

* De 50 € de forfait transport

* Du coût des droits d'auteur